e-Mutabakat Nedir?

Kelime anlamı olarak taraflar arasında ‘bir konuda uzlaşmaya varmak’ anlamında kullanılan mutabakat, muhasebe süreçlerinde de cariler arasındaki karşılıklı teyitleşmeyi kapsar. Genellikle ön muhasebe birimlerinde, şirketler arasında alacak-verecek kayıtlarının tutup tutmadığının tespitinde kullanılır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre işletmeler arasında belirli dönemlerde mutabakat yapmak aynı zamanda ticarî bir zorunluluktur. TTK’nin (Türk Ticaret Kanunu) 94. maddesine göre bu zorunlulukla ilgili kısımlar şunlardır: “

(1) Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.” “

(2) Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.”

Genellikle kullanılan iki farklı mutabakat süreci bulunmaktadır. Cari mutabakat ve BA/BS mutabakatı olarak ikiye ayrılan bu mutabakat türlerinin dışında işletmelerin özel olarak kullandığı, kendi aralarında geçerliliği bulunan mutabakat türleri de bulunabilir.

e-Mutabakat’ın faydaları nelerdir?

  • e-Mutabakat sayesinde BA, BS ve cari türde mutabakatlarınızı elektronik ortama taşıyabilirsiniz. Bu sayede evrak, telefon, faks yoğunluğundan kurtulur mutabakata harcanan personel desteği en aza indirilir.
  • Kâğıt, iş gücü, arşivleme ve kargo maliyetlerini azaltır, zamandan tasarruf ettirir, verimliliği artırır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) gönderilecek BA ve BS formları öncesinde tüm alacak ve borç hesaplarının eşitlenmesini sağlar. Ayrıca diğer işletmelerle kolayca BA-BS ve ekstre karşılaştırması yapmanızı sağlar. Böylece mutabakat sürecini kolaylaştırmış ve hızlandırmış olursunuz.
  • Mutabakatı dijital ortama taşıdığı için hem hız ve kolay kullanım sunar hem de hata yapma ihtimalini azaltır.
  • Mutabakat süreçlerinde kâğıt kullanımını %100’e kadar düşürebilirsiniz.

Mutabakat nasıl yapılır?

Taraflar arasında belirlenen dönemlerde mutabakat formu veya ilgili mutabakata dair bilgiler paylaşılır. Formlarda yazılı bilgiler üzerinde karşılıklı olarak mutabık kalındığı takdirde, mutabakat dijital ortamda yapılmıyorsa ıslak imzalı ve kaşeli bir şekilde, dijitalde yapılıyorsa e-imza veya benzeri geçerliliği olan doğrulama sistemleriyle onay altına alınır. Taraflar karşılıklı olarak mutabık kalır ve süreç tamamlanır.

Eğer taraflar bilgiler üzerinde mutabık kalamazsa, bilgilerin düzeltilmesi için süreç tekrar devam eder. Mutabık kalınıncaya kadar taraflar arasındaki bilgi alışverişi sürer.

Mutabakatın birkaç farklı yöntemi bulunmaktadır. Posta (kargo, mektup vb.) yoluyla, e-posta vasıtasıyla veya yazılım programları üzerinden taraflar arasında mutabakat süreçleri ilerletilebilir. Muhasebe ve finans alanındaki dijital dönüşümün hızlanmasıyla birlikte mutabakat süreçleri de programlar üzerinden kolayca yapılabilmektedir. Uyuşmazlık durumlarında dijital-bilişim delilleri kapsamında hukuken yardımcı delil niteliğinde olan e-mutabakat yazışmaları, ispat noktasında da kolaylık sağlamaktadır.

Her türden işlemin ıslak imzalı olarak geçerli sayılmasını sağlayan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve e-imza üzerinden yapılan mutabakatlar, hukuken kesin delil niteliği taşımakta olup uyuşmazlıklarda kanunî sonuçlar doğuracaktır.

 

Detaylı Bilgi İçin tıklayınız