Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?

İdare faaliyetleri gerçekleştirilirken oluşturulan her türlü dokümantasyondan idare faaliyetleri hakkında delil olabilecek belgelerin seçilerek, bunların içerik, format ve bağıntı özelliklerini koruyan, bu belgelerin üretiminden son aşamasına kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan sistemdir. Standart Dosya Planı’na (SDP) göre geliştirilmiş olan Tarnet EBYS, gelecekte gerçekleştirilecek ifadeler arası elektronik ortamda belge dolaşımı sistemlerine Devlet Teşkilatı Haberleşme kodlarına göre kolayca entegre olabilir bir yapıya sahiptir. E-İmza işlemlerinde hızlı ve güvenilir kullanıcı deneyimi sunmaktadır.

Başlıca Özellikler

Tüm tarayıcılarda çalışabilen web tabanlı bir sistemdir.

  • Belge Oluşturma: EBYS içerisinde sisteme ait editör ile hızlı ve kolay belge oluşturabilirsiniz.
  • Evrak Kayıt: Fiziksel belgeleri tarayarak, bilgisayarınızdaki ve Outlook hesabınızdaki dosyaları tek ekrandan sisteme dahil ederek evrak kaydı yapabilirsiniz.
  • Belge Arama: Belgelerin üst verisi veya içeriğinde, Optik Karakter Tanıma (OCR) özelliğini kullanarak arama yapabilirsiniz.
  • Vekalet Mekanizması: Bir kullanıcı birden fazla kullanıcıya vekil olabilir. Vekil kullanıcı, asilin tüm yetkilerini almanın yanında, vekil tarafından asil adına yapılmış her işlem kayıt altına alınır.
  • Dinamik Paraflama Süreçleri: Paraf ve onay süreçlerinde dinamik olarak paraf listesi oluşturabilirsiniz. Aynı zamanda hazır onay listeleri hızlı bir biçimde tekrar kullanabilirsiniz.
  • Mesajlaşma: Bu mesajları yetki seviyelerine bağlı olarak görüntüleyebilir veya değiştirebilirsiniz.
  • Elektronik İmza: Belgeleri elektronik imza ile seri veya paralel olarak imzalayabilirsiniz.
  • Havale Mekanizması: Belgeleri yetki seviyelerine bağlı olarak kullanıcıya veya birime havale edip, görevlendirme yapabilirsiniz.
  • Doküman Şablonları: Birim ve genel çerçevede doküman şablonları oluşturarak, standart belgeler hazırlayabilirsiniz.
  • Mobil Uygulama: Mobil uygulama ile belgelere erişilebilir, paraf ve imza atılabilirsiniz.
  • Arşiv: Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak belgeler standart dosya planlarında ve saklama sürelerinde arşivlenmektedir. Arşivdeki belgeleri tek bir ekrandan tekrar kullanılabilirsiniz.